W jaki sposób składa się podanie? Postępowanie w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej rozpoczyna się z chwilą złożenia w Urzędzie podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) lub wniosku. Postępowanie może rozpocząć się także z urzędu. Wniesienie podania do Urzędu może nastąpić drogą pisemną, telegraficznie, faksu, poczty elektronicznej oraz ustnie do protokołu.
W podaniu należy wskazać przynajmniej imię i nazwisko osoby, która podanie wnosi do Urzędu, jej adres oraz określić żądanie. Podanie musi być podpisane zarówno przy wniosku pisemnym jak i ustnym do protokołu. W drugim przypadku protokół powinien być podpisany także przez osobę, która go sporządziła. Wskazanie osoby oraz jej adresu jest niezbędne dla indywidualizacji strony postępowania i możliwości ustalenia miejsca jej pobytu, w celem nawiązania z nią kontaktu (jeśli nie wskazano adresu podanie pozostawia się bez rozpoznania). Jeżeli osoba, która wnosi podanie do Urzędu nie może lub nie umie podpisać podania wtedy podpis może złożyć inna osoba, która została upoważniona przez osobę występującą do Urzędu z podaniem. Osoba ta może również zażądać potwierdzenia wniesienia podania do Urzędu, czego pracownik nie może odmówić.
Poza tym przepisy szczególne mogą ustalać dodatkowe elementy, które muszą znaleźć się w podaniu. Jeśli wnoszący pismo pominie je Urząd wezwie do usunięcia braków w terminie 7 dni z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania.
Jeżeli podanie wniesiono do organu niewłaściwego, niezwłocznie przekazuje je do organu właściwego. Przekazanie sprawy do organu właściwego następuje w drodze postanowienia.
Jeśli podanie dotyczy kilku spraw, zostało złożone do jednego organu, rozpatruje on podanie tylko w tej części, która go dotyczy. Postanowieniem informuje osobę, która wnosi podanie do Urzędu, że musi złożyć dodatkowe podania do innych organów, które właściwe są do rozpatrzenia pozostałych spraw.
Natomiast jeśli nie można ustalić właściwego organu, albo właściwym do rozpatrzenia sprawy jest sąd wtedy Urząd zwraca (w drodze postanowienia) podanie do wnoszącego.
Na wszystkie postanowienia służy zażalenie.
Każdy ma prawo żądać od Urzędu terminowego załatwienia swojej sprawy. Organ ma obowiązek załatwienia sprawy bez zbędnej zwłoki w trzech przypadkach:
Jeżeli do rozstrzygnięcia sprawy potrzebne jest przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego Urząd powinien rozpatrzyć sprawę w ciągu miesiąca, a w wyjątkowych przypadkach (gdy sprawa jest skomplikowana) w ciągu dwóch miesięcy. Nie wlicza się tutaj okresów opóźnień z przyczyn niezależnych od organu (np. działanie sił przyrody takich jak powódź, zaniechania innych organów, które są istotne do załatwienia sprawy, brak dokumentów, które strona ma obowiązek dostarczyć Urzędowi).
Od decyzji wydanej przez Urząd w pierwszej instancji można odwołać się do organu wyższego stopnia (chyba, że ustawa przewiduje inny organ odwoławczy). Urząd ma obowiązek w wydanej przez siebie decyzji umieścić informacje o możliwości odwołania się. Nie trzeba szczegółowo uzasadniać odwołania, wystarczy aby wynikało z niego, że strona nie jest zadowolona z wydanej decyzji. Odwołanie wnosi się do organu wyższej instancji za pośrednictwem organu, który wydał decyzje w ciągu 14 dni od doręczenia stronie decyzji. W przypadku, gdy decyzja została ogłoszona ustnie – 14 dni od dnia ogłoszenia jej stronie. Wniesienie odwołania w terminie wstrzymuje wykonanie decyzji, chyba że decyzji został nadany rygor natychmiastowej wykonalności lub decyzja podlega natychmiastowemu wykonaniu z mocy.
